GS Énergie - Assistance commerciale quotidienne
Architecte & Développeur
Obat est fermé, sans API. On s'est branché directement sur la boîte mail. Chaque matin à 8h, le secrétariat reçoit sa to-do commerciale : les relances prioritaires, les factures en attente, et les messages personnalisés prêts à envoyer via Obat. À 17h, un second email récapitule ce qui n'a pas été traité.
Le projet en détail
GS Énergie utilisait Obat pour gérer devis et facturation. Le problème : une vingtaine de documents ouverts en permanence, aucune priorisation, et des relances qui passaient systématiquement à la trappe. L'outil remontait les informations, mais l'équipe s'éparpillait.
Obat est une solution fermée - pas d'API disponible. Impossible de s'y connecter directement, et impossible d'envoyer les relances autrement que par Obat. La solution : se brancher sur la boîte mail pour lire l'activité, et fournir chaque jour une to-do claire au secrétariat.
Chaque matin à 8h, le secrétariat reçoit un email récapitulatif généré par l'IA : les relances à traiter par ordre de priorité, les factures en attente, et pour chaque contact, un message personnalisé prêt à copier-coller dans Obat. À 17h, un second email liste les actions non traitées dans la journée pour éviter que des relances passent à la trappe.
L'action reste manuelle - c'est le secrétariat qui envoie via Obat - mais la préparation, la priorisation et le suivi sont entièrement automatisés.
Ce qui a été construit
Lecture intelligente de la boîte mail
Le système lit les échanges entrants et sortants, identifie les devis et factures concernés, et met à jour les statuts automatiquement.
To-do commerciale à 8h
Chaque matin, un email liste les actions du jour par ordre de priorité : relances dues, factures en attente, dossiers à traiter.
Messages personnalisés prêts à envoyer
Pour chaque relance, l'IA rédige un message contextualisé basé sur l'historique des échanges. Le secrétariat n'a plus qu'à copier-coller dans Obat.
Recap des oublis à 17h
En fin de journée, un second email récapitule les actions non traitées pour qu'aucune relance ne passe à la trappe.
Ce qui rendait le projet complexe
Obat sans API
La solution de gestion utilisée ne propose aucune API publique. Connexion directe impossible, envoi uniquement via Obat.
Vingt documents ouverts simultanément
Le volume de devis et factures actifs rendait le suivi manuel impossible. L'équipe perdait le fil.
Action manuelle obligatoire
Les relances doivent passer par Obat. Pas de raccourci possible - la solution devait préparer le travail, pas le remplacer.
Comment chaque défi a été résolu
Connexion via Gmail API
Plutôt que d'intégrer Obat directement, le système lit la boîte mail - là où toute l'information passe de toute façon.
IA pour la contextualisation
Claude analyse l'historique de chaque échange, identifie le contexte et rédige des messages de relance personnalisés et naturels.
Zéro changement d'outil
Le secrétariat continue d'utiliser Obat normalement. Le système prépare le travail et le livre par email.
3 étapes, zéro flou
Connexion Gmail & parsing
Mise en place Gmail API, extraction et classification des échanges par dossier/client.
To-do & contextualisation IA
Logique de priorisation, génération des messages contextualisés via Claude, email de 8h.
Recap 17h & déploiement
Email de fin de journée pour les oublis, tests avec l'équipe, mise en production.
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